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Outlook: Daten sichern und wiederherstellen - so geht's

14. Januar 2023 um 10:00 Uhr

Damit eure Daten aus Outlook nicht verloren gehen, könnt ihr mit dem Mailer unkompliziert Daten sichern und wiederherstellen. Wir stellen euch das Backup-Tool vor.

Outlook: Daten sichern und wiederherstellen - so geht's

Wenn ihr Outlook über viele Jahre intensiv nutzt, sammeln sich schnell viele Gigabyte an Daten an. Darunter können sich alte E-Mails, Kalendereinträge, Notizen und RSS-Feeds befinden. Zieht ihr beispielsweise auf einen neuen Rechner um, sind all diese Daten verloren. Es sei denn, ihr nutzt die in Outlook eingebaute Import- und Export-Funktion.

Damit könnt ihr ein Backup gezielt für einzelne Ordner oder komplette E-Mail-Konten erstellen. Da Festplattenplatz heutzutage kein großer Faktor mehr ist, empfehlen wir euch letztere Variante. Dann habt ihr im Fall der Fälle immer eine Datenbank mit all euren E-Mails zur Hand.

Daten mit Outlook-Backup als Datei exportieren

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In Outlook klickt ihr oben zunächst auf Datei, um die Kontoinformationen zu öffnen.
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Anschließend klickt ihr links auf "Öffnen und exportieren".
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Dort klickt ihr auf "Importieren/Exportieren", um den Backup-Assistenten von Outlook zu starten.
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Als Aktion wählt ihr "In Datei speichern" aus und klickt "Weiter".
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Danach wählt ihr "Outlook-Datendatei (.pst)" aus und klickt "Weiter".
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Anschließend wählt ihr den zu exportierenden Ordner aus und klickt "Weiter". Wenn ihr eure Konto-Adresse ganz oben markiert und das Häkchen bei "Unterordner einbeziehen" setzt, erstellt ihr ein komplettes Backup.
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Im nächsten Fenster gebt ihr den Ordner und Dateinamen für das Backup an. Falls ihr regelmäßig ein Backup mit dem gleichen Dateinamen erstellt, könnt ihr zuvor bereits exportierte E-Mails überschreiben oder ignorieren lassen, um Duplikate zu vermeiden.
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Im letzten Schritt könnt ihr optional noch ein Passwort für euer Outlook-Backup vergeben, bevor ihr mit einem Klick auf "OK" das Backup schließlich erstellt.
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Mit den obigen Schritten habt ihr euer Backup sicher angelegt. Um die Daten daraus wieder herzustellen, geht ihr wie folgt vor:

Als Outlook-Backup gesicherte Daten wiederherstellen

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Um ein Outlook-Backup wiederherzustellen, klickt ihr oben zunächst auf Datei, um die Kontoinformationen zu öffnen.
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Anschließend klickt ihr links auf "Öffnen und exportieren".
3
Dort klickt ihr auf "Importieren/Exportieren", um den Backup-Assistenten von Outlook zu starten.
4
Als Aktion wählt ihr "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" aus und klickt "Weiter".
5
Danach wählt ihr "Outlook-Datendatei (.pst)" aus und klickt "Weiter".
6
Anschließend wählt ihr unter Angabe von Ordner und Dateiname eure Backup-Datei aus. Um bei der Wiederherstellung Duplikate zu vermeiden, könnt ihr optional auswählen, ob bereits bestehende E-Mails ignoriert oder überschrieben werden sollen.
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Im nächsten Fenster gebt ihr den Ordner im Backup-Datensatz an, den ihr importieren wollt, sowie das Zielkonto, unter dem die wiederhergestellten Daten später in Outlook erscheinen sollen. Mit einem Klick auf "Fertig stellen" wird der Daten-Import schließlich durchgeführt.

Wenn ihr im Mailer Platz schaffen wollt, indem ihr den Zwischenspeicher von Outlook löscht, können wir euch mit der verlinkten Anleitung behelfen. Um Sicherungen von anderen Daten erstellen zu können, solltet ihr einen Blick in unsere Backup-Übersicht werfen. Dort findet ihr praktische Anleitungen und die besten Tools.